0

Uncategorized

JAWABAN SOAL UAT MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PERTANYAAN

  1. Jelaskan bagaimana pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing atau outsourcing di perusahaan dapat dilakukan !. Jelaskan pula hal hal yang mempengaruhi kesuksesan dalam pengembangan system tersebut!
  2. Mengapa pendekatan “prototyping” menjadi sangat popular dalam pengembangan system/aplikasi bisnis jelaskan? Apa keuntungan dan kelemahan dari pendekatan prototyping? Jelaskan
  3. Mantainaibility merupakan salah satu karakteristik dari berkualitas tidaknya suatu software. Jelaskan urgensi mantainaibility ini dalam konteks implementasi suatu sistem informasi di organisasi?
  4. Jelaskan bagaimana konversi sistem informasi dapat dilakukan ?

 

JAWABAN

No. 1

A. Pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing atau outsourcing

Pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing atau outsourcing dapat dilakukan karena penerapan sistem outsourcing maupun insourcing tak bisa lepas dari tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan 1)teknologi yang tinggi, 2)sumber daya yang berkualitas, dan 3)komitmen perusahaan. Komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen sangatlah penting agar proses produksi yang terjadi menjadi menguntungkan bagi perusahaan. Top Manajemen harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

Outsourcing merupakan sebuah pemindahan operasi dari satu perusahaan ke tempat lain. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. Pemanfaatan outsourcing sudah sedemikian menjadi sarana perusahaan untuk lebih berkonsentrasi pada core business-nya sehingga lebih fokus pada keunggulan produk servicenya. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing; seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan kepada kegiatan utamanya (core business), dan akses kepada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan.

B. Hal hal yang mempengaruhi kesuksesan dalam pengembangan insourcing atau outsourcing

 

Membuat hubungan jangka panjang

Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship), tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan tetapi dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing. Dalam hal ini, pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak. Pada prakteknya, outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga pada pengoperasiannya. Terdapat tiga unsur penting dalam outsourcing, yaitu: Pemindahan fungsi pengawasan, pendelegasian tanggung jawab atau tugas suatu perusahaan, dan menitikberatkan pada hasil atau output yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Meminimalkan Risiko

Penerapan outsourcing juga akan diikuti oleh munculnya risiko-risiko  baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Risiko  tersebut menyebabkan munculnya biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost). Risiko  ini umumnya muncul bila keputusan outsourcing didasari semata-mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan secara asal-asalan dan tidak terencana.

Untuk meminimalkan risiko  tersebut manajemen harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Disamping itu manajemen di perusahaan harus bisa menentukan tingkat risiko  yang bisa ditolerir pada biaya yang paling minimal. Pertimbangan terhadap risiko , biaya dan manfaat dari aktifitas outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing atau tidak.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam system outsourcing

  • Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman
  • Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan
  • Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah
  • Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung
  • Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem informasi diantaranya:
    1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
    2. Risiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
    3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
    4. Faktor waktu/kecepatan.
    5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
    6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

Sistem Insourcing

In-sourcing merupakan kebalikan dari outsourcing, dimana perusahaan bukan menyerahkan aktivitas pada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten, namun justru mengambil atau menerima pekerjaan dari perusahaan lain dengan berbagai motivasi. Salah satu motivasi yang penting adalah menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset yang maksimal agar biaya satuan dapat ditekan sehingga menjaga dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian, kompetensi utama perusahaan tidak hanya digunakan oleh perusahaan sendiri tetapi dapat digunakan perusahaan lain dengan imbalan tertentu. Hal ini sangat penting, misalnya apabila kapasitas produksi tidak digunakan secara penuh akan ada kapasitas sistem perusahaan yang menganggur.

In-sourcing adalah suatu model pengembangan dan dukungan dari sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development. Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut :

  • Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
  • Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun.
  • Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
  • Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis.
  • Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.
  • Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan.

Pendekatan SDLC biasa disebut sebagai pengembangan tradisional dan mempunyai kelemahan yakni pengembangannya lambat dan mahal. Selain itu, pemakai akhir kurang terlibat sehingga rawan terhadap ketidakcocokan dengan yang diinginkan oleh pemakai.

No. 2

Prototyping menjadi sangat popular karena metode ini sangat baik digunakan untuk menyelesaikan masalah kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya (Mulyanto, 2009). Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem (O’Brien, 2005). Sebagian user kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan oleh analis dengan memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam bentuk model (prototipe). Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus menerus sampai sesuai dengan kebutuhan user.

Keuntungan prototyping:

  • Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.
  • Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.
  • Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.
  • Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
  • Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya

Kelemahan prototyping:

  1. Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan peneliharaan dalam jangka waktu yang lama.
  2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana.
  3. Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan teknik perancangan yang baik.

 

No. 3

Maintainability merupakan salah satu karakteristik dari kualitas suatu softwareSoftware yang berkualitas harus  memiliki maintainability yang baik. Software yang dikembangkan walaupun sudah melalui tahap pengujian dan evaluasi biasanya selalu saja ada kekurangannya sepertibug, kondisi error, dan sebagainya. Software yang baik harus bisa diperbaiki dan dikembangkan. Agar bisa diperbaiki dan dikembangkan, pengembangan dan implementasi software harus didokumentasikan dengan jelas. Kode dan alur pemrograman harus bisa dimengerti olehprogrammer, sehingga jika akan dilakukan perbaikan atau penambahan fungsi, pengembang tidak harus mengubah kode pemrograman secara keseluruhan. Selain dokumentasi, perlu dilakukan back-up pada berbagai media penyimpanan. Back-up dilakukan untuk mengantisipasi jika terjadi hal-hal buruk seperti bencana alam dan kerusakan komputer atau perangkat lainnya yang terkait dengan penggunaan software.

Mantainaibility menjadi penting karena tidak mudah untuk mengganti sistem yang digunakan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Pergantian sistem akan menghabiskan biaya yang sangat mahal. Selain biaya yang sangat mahal, diperlukan adaptasi untuk menggunakan sistem yang baru. Oleh karena itu, maintainability sebaiknya dilakukan dengan baik sehingga jika ada kebutuhan baru tidak perlu mengganti sistem secara keseluruhan. Pengembang hanya perlu menambahkan beberapa fungsi baru untuk menjawab kebutuhan yang baru.

 No. 4

Konversi sistem informasi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi baru dalam rangka menggantikan sistem informasi yang lama atau proses pengubahan dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru.

Ada empat metode konversi sistem informasi, yaitu:

  • Konversi Langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan cara yang paling cepat dalam penggantian sistem, tetapi dengan cara ini kemungkinan gagal menjadi lebih besar. Cara ini adalah yang paling beresiko. Cara langsung ini dilakukan bila sistem baru dan sistem lama tidak dapat beroperasi secara bersamaan.

  • Konversi Paralel

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah masa tertentu, jika sistem baru telah diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan cara paling aman, tetapi paling mahal karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.

  • Konversi Bertahap

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan ini, akhirnya semua sistem akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

  • Konversi Pilot

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini adalah pendekatan dengan biaya dan resiko yang rendah.

Skip to toolbar